Jak korzystać ze sztucznej inteligencji w pracy [wideo i quiz]

W skrócie: Wykorzystaj sztuczną inteligencję w pracy do tworzenia, podsumowywania, organizowania i analizowania dokumentów z niskim ryzykiem, jednocześnie zapewniając pracownikom odpowiedzialność za dokładność i podejmowane decyzje. Zacznij od jednego powtarzalnego zadania, usuń poufne informacje i przejrzyj każdy wynik – zwłaszcza jeśli może on wpłynąć na czyjeś prawa, źródło utrzymania, bezpieczeństwo lub przyszłość.

Odpowiedzialność: Upewnij się, że wykwalifikowani ludzie pozostają odpowiedzialni za podejmowanie decyzji o kluczowym znaczeniu i dokonywanie ostatecznych zatwierdzeń.

Prywatność: Używaj zatwierdzonych narzędzi i usuwaj poufne lub identyfikacyjne informacje przed przesłaniem czegokolwiek.

Przejrzystość: Ujawniaj wykorzystanie sztucznej inteligencji, jeśli wymagają tego zasady obowiązujące w miejscu pracy, oczekiwania klientów lub potencjalne konsekwencje.

Weryfikacja: Sprawdź fakty, właścicieli, terminy i założenia w odniesieniu do oryginalnego materiału źródłowego.

Testowanie: Przed rozszerzeniem jakiegokolwiek przepływu pracy zmierz całkowity czas, wymagane poprawki i wpływ na użytkownika.

1. Na czym polega korzystanie ze sztucznej inteligencji w pracy

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w pracy niekoniecznie oznacza zastąpienie pracownika lub zautomatyzowanie całego zadania. W większości miejsc pracy sztuczna inteligencja jest o wiele cenniejsza jako narzędzie wspomagające.

Można go sobie wyobrazić jako szybkiego, nieco zbyt pewnego siebie asystenta.

Może Ci pomóc:

• Wersje robocze wiadomości e-mail i dokumentów

• Podsumuj długie informacje

• Generuj pomysły

• Zorganizuj rozproszone notatki

• Analizuj podstawowe dane

• Przygotuj się na spotkania

• Twórz listy kontrolne i plany

• Przepisz treść dla różnych odbiorców

• Wyjaśnij nieznane koncepcje

• Zmień szorstkie myśli w coś użytecznego

Sztuczna inteligencja często potrafi stworzyć przyzwoitą pierwszą wersję w kilka sekund. Może nie być idealna – czasami jest przesadnie formalna, czasami powtarzalna, a od czasu do czasu pewnie wpada w pułapkę.

Mimo wszystko, zwykle łatwiej jest zacząć od czegoś, niż od niczego.

Celem nie jest pozwolenie, by sztuczna inteligencja myślała za ciebie. Celem jest poświęcenie mniej czasu na tarcie o niskiej wartości, abyś miał więcej energii na osąd, kreatywność, relacje i decyzje.

2. Dlaczego nauka korzystania ze sztucznej inteligencji w pracy ma znaczenie

Praca jest pełna drobnych zadań, które pochłaniają więcej czasu, niż na to zasługują.

Pięciominutowy e-mail zamienia się w dwadzieścia minut, bo nie można znaleźć odpowiedniego zdania na początek. Spotkanie przynosi trzy strony notatek, ale żadnych konkretnych działań. Raport trzeba przepisać dla kierownictwa, klientów i zespołu technicznego. Nagle połowa popołudnia zniknęła.

Sztuczna inteligencja może skrócić czas potrzebny na przenoszenie informacji z jednej formy do drugiej.

Na przykład:

• Notatki stają się podsumowaniem

• Podsumowanie staje się wiadomością e-mail

• E-mail staje się konspektem prezentacji

• Szkicowy pomysł staje się planem projektu

• Arkusz kalkulacyjny staje się pisemnym wyjaśnieniem

• Skomplikowana polityka staje się przejrzystym i przystępnym przewodnikiem

To właśnie tutaj zazwyczaj pojawiają się korzyści w zakresie produktywności. Nie w dramatycznych momentach, w których „sztuczna inteligencja rządzi firmą”, ale w dziesiątkach drobnych usprawnień.

To trochę jak usuwanie kamyków z buta. Jeden kamyk to nie kryzys, ale chodzenie z dwunastoma przez cały dzień to już przesada.

Sztuczna inteligencja może również zwiększyć dostępność wiedzy specjalistycznej. Nowy pracownik może poprosić o wyjaśnienie nieznanej terminologii. Menedżer może rozważyć różne sposoby strukturyzowania informacji zwrotnej. Sprzedawca może przygotować pytania dla branży, której jeszcze nie rozumie.

Rozważnie wykorzystana sztuczna inteligencja pomaga ludziom szybciej osiągnąć solidny punkt wyjścia.

3. Najlepsze zadania w miejscu pracy, które można powierzyć sztucznej inteligencji

Najprostszym sposobem zrozumienia, jak wykorzystać sztuczną inteligencję w pracy, jest podzielenie zadań na trzy kategorie: tworzenie, przekształcanie i analiza.

Tworzyć

Sztuczna inteligencja może stworzyć pierwszy szkic na podstawie twoich instrukcji.

Przykłady obejmują:

• E-maile

• Propozycje

• Opisy stanowisk pracy

• Porządki obrad

• Posty społecznościowe

• Materiały szkoleniowe

• Odpowiedzi klientów

• Zarys prezentacji

• Pytania do wywiadu

Określenie „pierwsza wersja robocza” ma tutaj znaczenie. Treści generowane przez sztuczną inteligencję powinny być zazwyczaj sprawdzane przed wysłaniem, opublikowaniem lub prezentacją.

Przekształcać

To jedno z najmocniejszych zastosowań sztucznej inteligencji w miejscu pracy. Podajesz jej istniejące informacje i prosisz o zmianę formatu, długości, stylu lub poziomu złożoności.

Na przykład:

• Skróć długi raport

• Przekształć notatki w elementy działania

• Przepisz język techniczny dla klientów

• Przekształć akapit w punkty wypunktowane

• Spraw, aby wiadomość brzmiała bardziej profesjonalnie

• Przekształć transkrypt w podsumowanie

• Przetłumacz wewnętrzny żargon na zrozumiały, codzienny język

Zadania transformacyjne zazwyczaj działają dobrze, ponieważ sztuczna inteligencja ma materiał do pracy. Nie wymyśla wszystkiego od podstaw.

Analizować

Sztuczna inteligencja może również pomóc w identyfikowaniu wzorców, porównywaniu informacji i strukturyzacji problemu.

Zadania analizy praktycznej obejmują:

• Grupowanie opinii klientów według tematów

• Porównanie kilku opcji

• Identyfikacja możliwych zagrożeń

• Znajdowanie luk w planie

• Tworzenie zalet i wad

• Sugerowanie pytań, które mogłeś pominąć

• Wyjaśnianie trendów w zbiorze danych

• Kategoryzowanie wniosków o pomoc techniczną

Jednak analizę AI należy traktować jako pomoc, a nie jako niepodważalną prawdę. Może ona pomijać kontekst lub formułować założenia, które wydają się rozsądne, ale są całkowicie błędne. Kontrolę nadal sprawuje ludzka ocena 🚗

4. Tabela porównawcza: Praktyczne sposoby wykorzystania sztucznej inteligencji w pracy

Zadanie w miejscu pracy	Co potrafi sztuczna inteligencja	Najlepszy wkład do podania	Potrzebna jest recenzja człowieka?	Dlaczego to działa
Pisanie e-maili	Skrócić, zmiękczyć, wyjaśnić	Odbiorca, cel, kluczowe fakty, pożądane działanie	Tak	Usuwa tarcie na pustych stronach
Notatki ze spotkania	Podsumuj i wyodrębnij działania	Transkrypcja lub notatki strukturalne	Zdecydowanie	Szybko oddziela dyskusję od decyzji
Planowanie badań	Zaproponuj pytania i obszary tematyczne	Jasny cel i odbiorcy	Tak – fakty wymagają sprawdzenia	Pomaga zbudować ramy początkowe
Zarządzanie projektami	Twórz plany, kamienie milowe, ryzyka	Zakres, termin, zespół, ograniczenia	Tak	Organizuje rozproszone informacje
Interpretacja danych	Wyjaśnij wzorce i anomalie	Czyste dane i kontekst biznesowy	Potrzebna solidna recenzja	Ułatwia dyskusję na temat liczb
Burza mózgów	Generuj pomysły i alternatywy	Konkretny problem i granice	Umiarkowany	Daje zasięg, czasami niespodziewanie skuteczny
Obsługa klienta	Sporządzaj projekty odpowiedzi i klasyfikuj problemy	Komunikat dla klienta i wskazówki firmy	Tak, szczególnie w delikatnych przypadkach	Przyspiesza rutynowe odpowiedzi
Edycja dokumentów	Popraw ton, gramatykę i strukturę	Oryginalny tekst i docelowa grupa odbiorców	Zazwyczaj	Szybciej niż edycja zdanie po zdaniu
Nauka	Wyjaśniaj koncepcje i twórz quizy	Temat, poziom umiejętności, scenariusz pracy	Lekkie do umiarkowanego	Sprawia, że ​​szkolenie jest bardziej spersonalizowane
Wsparcie decyzyjne	Porównaj opcje i ryzyko powierzchniowe	Kryteria, ograniczenia, priorytety	Absolutnie	Wyjaśnia myślenie, ale nie powinien podejmować decyzji za Ciebie

Z tabeli jasno wynika coś ważnego: sztuczna inteligencja działa najlepiej, gdy zadanie jest dobrze zdefiniowane.

„Pomoc w moim projekcie” jest niejasne.

„Stworzenie sześcioetapowej listy kontrolnej dla niewielkiej wewnętrznej aktualizacji oprogramowania, w którą zaangażowane są działy IT, obsługi klienta i sprzedaży” daje sztucznej inteligencji konkretny materiał do pracy.

Konkretny nakład tworzy konkretny wynik. Nie jest to może rewolucyjne, ale prawdziwe.

5. Jak pisać lepsze komunikaty AI do pracy

Nie potrzebujesz skomplikowanej formuły. Wystarczy podać wystarczająco dużo kontekstu, aby sztuczna inteligencja zrozumiała, jak wygląda „dobrze”.

Niezawodny komunikat w miejscu pracy zazwyczaj zawiera pięć elementów:

Zadanie

Określ dokładnie, czego chcesz.

Przykład:

„Napisz e-mail wyjaśniający opóźnienie w dostawie”

Kontekst

Wyjaśnij, co się wydarzyło i dlaczego zadanie jest ważne.

Przykład:

„Dostawca opóźnił dostawę o cztery dni z powodu problemów z zapasami.”

Publiczność

Poinformuj sztuczną inteligencję, kto odczyta lub wykorzysta wynik.

Przykład:

„Publiczność składa się z długoletnich klientów, którzy już są sfrustrowani”

Pożądany ton lub format

Opisz jak powinna brzmieć lub wyglądać odpowiedź.

Przykład:

„Użyj spokojnego, bezpośredniego i odpowiedzialnego tonu. Niech tekst nie przekroczy 150 słów.”

Wymagane szczegóły

Wypisz fakty, które muszą zostać uwzględnione.

Przykład:

„Podaj zmienioną datę dostawy, możliwość zwrotu pieniędzy i kontakt do działu wsparcia”

Po połączeniu polecenie wygląda następująco:

„Napisz e-mail do stałego klienta, w którym wyjaśnisz, że jego dostawa została opóźniona o cztery dni z powodu problemów z magazynem u dostawcy. Użyj spokojnego, bezpośredniego i odpowiedzialnego tonu. Tekst powinien mieć mniej niż 150 słów. Uwzględnij zmienioną datę dostawy, opcję zwrotu pieniędzy i kontakt z działem wsparcia.”

Ten monit prawie zawsze da lepszy rezultat niż „Napisz e-mail z informacją o opóźnieniu”

Możesz również poprosić sztuczną inteligencję o zmianę własnej odpowiedzi:

• Uczyń to mniej formalnym

• Usuń powtórzenie

• Dodaj wyraźniejsze wezwanie do działania

• Przepisz to dla odbiorców z kadry kierowniczej

• Zidentyfikuj wszelkie niepotwierdzone założenia

• Podaj mi trzy mocniejsze alternatywy

• Zakwestionuj tę rekomendację

To ostatnie jest szczególnie cenne. Sztuczna inteligencja nie zawsze musi być twoim cheerleaderem. Czasami powinien to być lekko irytujący kolega, który zapyta: „Ale co się stanie, jeśli to założenie okaże się błędne?” 🧐

6. Jak wykorzystać sztuczną inteligencję do obsługi wiadomości e-mail i komunikacji w miejscu pracy

Często najłatwiej zacząć od wysłania wiadomości e-mail.

Sztuczna inteligencja może pomóc, gdy wiesz, co chcesz powiedzieć, ale nie możesz znaleźć odpowiednich słów. Może również pomóc Ci uniknąć komunikatów zbyt dosadnych, zbyt niejasnych lub dłuższych o trzy akapity niż to konieczne.

Do praktycznych wniosków należą:

• Przepisz to tak, aby brzmiało przyjaźnie, ale stanowczo

• Uczyń to bardziej zwięzłym

• Dodaj jasny termin

• Usuń język emocjonalny

• Uczyń to odpowiednim dla kadry kierowniczej wyższego szczebla

• Zmień to w uprzejmą kontynuację

• Wyjaśnij to bez żargonu technicznego

• Utwórz trzy opcje tematu

Sztuczna inteligencja jest szczególnie przydatna w komunikacji wrażliwej, ale należy zachować ostrożność. Problem z wydajnością, skarga, problem prawny lub sprawa osobista nie powinny być traktowane jak zwykły podpis marketingowy.

Użyj sztucznej inteligencji do ustrukturyzowania wiadomości, a następnie przejrzyj każde zdanie.

Zadaj sobie pytanie:

• Czy to jest dokładne?

• Czy to brzmi jak ja?

• Czy to sformułowanie może zostać źle zrozumiane?

• Czy ton jest odpowiedni do relacji?

• Czy zawiera prywatne informacje, które nie powinny zostać wprowadzone?

• Czy czuję się komfortowo, podpisując się pod tym swoim nazwiskiem?

To ostatnie pytanie to najprostszy test kontroli jakości. Jeśli wahasz się go podpisać, nie wysyłaj go.

7. Wykorzystanie sztucznej inteligencji do spotkań przynoszących rzeczywiste rezultaty

Spotkania generują mnóstwo informacji, ale nie zawsze jest to jasne.

Sztuczna inteligencja może pomóc przed, w trakcie i po spotkaniu.

Przed spotkaniem

Użyj sztucznej inteligencji, aby:

• Utwórz agendę

• Zidentyfikuj kluczowe pytania

• Podsumuj informacje ogólne

• Przygotuj punkty do dyskusji

• Przewiduj sprzeciwy

• Opracuj ramy decyzyjne

Praktycznym przykładem może być:

„Stwórz 30-minutowy plan spotkania dotyczącego opóźnionego onboardingu klientów. Celem jest zidentyfikowanie głównego wąskiego gardła, ustalenie osoby odpowiedzialnej za wdrożenie i wybranie dwóch działań na ten tydzień”

Po spotkaniu

Sztuczna inteligencja może przekształcić notatki lub transkrypcje w:

• Kluczowe decyzje

• Elementy działania

• Właściciele

• Terminy

• Otwarte pytania

• Ryzyka

• E-maile z dalszymi działaniami

Nie ufaj automatycznie wynikom. Transkrypcje spotkań mogą zawierać błędy, niejasne wypowiedzi mówców, żarty wyglądające na zobowiązania i zobowiązania brzmiące jak żarty.

Przed udostępnieniem przeczytaj podsumowanie.

Dobrą praktyką jest poproszenie sztucznej inteligencji o podzielenie informacji na trzy grupy:

1. Potwierdzone decyzje

2. Proponowane pomysły

3. Nierozwiązane pytania

Zapobiega to temu, aby niedopracowane sugestie magicznie stały się oficjalną polityką z dnia na dzień.

8. Wykorzystanie sztucznej inteligencji do badań bez tworzenia pewnych siebie bzdur

Sztuczna inteligencja może pomóc Ci rozpocząć badania, uporządkować temat i zidentyfikować obszary warte zbadania.

Może:

• Wyjaśnij nieznaną terminologię

• Generuj pytania badawcze

• Porównaj koncepcje

• Zaproponuj kategorie

• Zbuduj konspekt

• Podsumuj podane przez siebie informacje

• Zidentyfikuj założenia

• Utwórz pytania do wywiadu

• Podkreśl brakujące perspektywy

Nie powinno jednak stać się jedynym źródłem prawdy.

Sztuczna inteligencja może przedstawiać niedokładne szczegóły, zmyślone przykłady, nieaktualne informacjelub stwierdzenia, które brzmią o wiele pewniej, niż na to zasługują.

W przypadku badań dotyczących miejsca pracy należy wykorzystywać sztuczną inteligencję jako narzędzie do tworzenia map, a nie jako mapę samego terenu.

Rozsądny proces wygląda następująco:

1. Poproś sztuczną inteligencję o nakreślenie tematu.

2. Zidentyfikuj roszczenia, które mają znaczenie.

3. Zweryfikuj ważne fakty, korzystając z wiarygodnych informacji wewnętrznych lub zewnętrznych.

4. Poproś sztuczną inteligencję o uporządkowanie zweryfikowanych ustaleń.

5. Sprawdź dokładność i stronniczość wyniku końcowego.

Możesz również nakazać sztucznej inteligencji pokazanie niepewności:

• Które części tej odpowiedzi mogą być niewiarygodne?

• Jakie założenia przyjmujesz?

• Jakie fakty powinienem zweryfikować?

• Jakie informacje mogłyby zmienić tę rekomendację?

• Podaj mi najsilniejszy argument obalający ten wniosek.

Podpowiedzi te nie uczynią sztucznej inteligencji nieomylną, ale zachęcą do bardziej wnikliwego myślenia.

9. Jak wykorzystać sztuczną inteligencję do przetwarzania danych, raportów i arkuszy kalkulacyjnych

Dzięki sztucznej inteligencji liczby stają się łatwiejsze do zrozumienia, zwłaszcza dla osób, które nie spędzają całego dnia przy arkuszach kalkulacyjnych.

Może Ci pomóc:

• Wyjaśnij wzory

• Zaproponuj struktury arkuszy kalkulacyjnych

• Kategoryzuj dane

• Podsumuj trendy

• Przekształć liczby w komentarz pisemny

• Zidentyfikuj możliwe anomalie

• Utwórz rekomendacje wykresów

• Sekcje projektu raportu

• Przetłumacz ustalenia techniczne na język biznesowy

Na przykład zamiast pytać:

„Co oznaczają te dane?”

Próbować:

„Przejrzyj tę miesięczną tabelę sprzedaży. Zidentyfikuj trzy największe zmiany, zaproponuj możliwe wyjaśnienia i wypisz pytania, które powinienem zadać przed wyciągnięciem wniosków”

To ostatnie zdanie ma znaczenie. Dane rzadko kiedy same się tłumaczą.

Spadek sprzedaży może wynikać z niższego popytu, brakujących danych, sezonowości, zmian cen, opóźnień w realizacji kontraktu lub przypadkowego wklejenia wartości do niewłaściwej kolumny. Arkusze kalkulacyjne potrafią tworzyć drobne katastrofy, nawet pozornie bezczynne.

Nigdy nie pozwól, aby sztuczna inteligencja podejmowała istotne decyzje finansowe, operacyjne lub kadrowe wyłącznie na podstawie wklejonego zestawu danych.

Sprawdzać:

• Czy dane są kompletne

• Czy jednostki są poprawne

• Czy kategorie są spójne

• Czy brakujące wartości mają znaczenie

• Czy sztuczna inteligencja źle zrozumiała kontekst biznesowy

• Czy korelację traktuje się jako związek przyczynowo-skutkowy

Sztuczna inteligencja może przyspieszyć interpretację. Odpowiedzialność nadal leży po stronie ludzi.

10. Ochrona poufnych i wrażliwych informacji 🔐

Zanim wprowadzisz informacje o miejscu pracy do jakiegokolwiek narzędzia AI, zapoznaj się z zasadami obowiązującymi w Twojej organizacji.

Nie zakładaj, że każda platforma AI jest zatwierdzona do przetwarzania poufnych danych.

Informacje wrażliwe mogą obejmować:

• Rekordy klientów

• Informacje o pracownikach

• Hasła lub dane uwierzytelniające dostęp

• Szczegóły medyczne

• Dokumenty prawne

• Dane finansowe

• Nieopublikowane plany produktów

• Strategia wewnętrzna

• Kod zastrzeżony

• Warunki umowy

• Informacje umożliwiające identyfikację osoby

Jeśli to możliwe, usuń dane identyfikacyjne.

Zamiast wpisywać:

„Napisz ocenę wyników pracy Jordana Smitha z zespołu operacyjnego w Manchesterze, który nie dotrzymał terminu kontraktu z Acme”

Użyj czegoś takiego:

„Napisz ocenę pracownika operacyjnego, który nie dotrzymał ważnego terminu dla klienta. Zadbaj o to, aby opinia była rzeczowa, konstruktywna i skupiona na kolejnych krokach”

Anonimizowanie informacji zmniejsza ryzyko, a jednocześnie pozwala sztucznej inteligencji na pomoc w tworzeniu struktury.

Sprawdź również, czy Twoja organizacja oferuje zatwierdzony system sztucznej inteligencji dla przedsiębiorstw. Narzędzia te mogą obejmować silniejsze mechanizmy kontroli danych, zarządzanie dostępem i wewnętrzne zasady.

Wygoda nie jest dobrym powodem do ujawniania informacji, które powinny pozostać prywatne. To nie jest innowacja. To po prostu pozostawienie otwartej szafki na dokumenty w biurze na deszczu.

11. Kiedy sztuczna inteligencja nie powinna podejmować ostatecznej decyzji

Sztuczna inteligencja może wspierać podejmowanie decyzji, ale niektóre decyzje wymagają ludzkiej odpowiedzialności od początku do końca.

Zachowaj szczególną ostrożność w przypadku:

• Zatrudnianie i zwalnianie

• Dyscyplina pracownicza

• Decyzje medyczne

• Porady prawne

• Zatwierdzenia kredytowe lub finansowe

• Prace krytyczne dla bezpieczeństwa

• Wyroki zgodności

• Ocena wydajności

• Wrażliwe spory klientów

• Decyzje dotyczące dyskryminacji lub uczciwości

Sztuczna inteligencja może pomóc w podsumowaniu dowodów, identyfikacji pytań lub porównywaniu scenariuszy. Nie powinna jednak podejmować ostatecznej decyzji bez wykwalifikowanego nadzoru człowieka.

Dlaczego? Ponieważ sztuczna inteligencja nie rozumie konsekwencji tak, jak ludzie. Potrafi przetwarzać wzorce, ale nie niesie ze sobą odpowiedzialności, empatii, obowiązku zawodowego ani kontekstu życiowego.

Może również odtworzyć stronniczość ukrytą w przykładach, danych historycznych lub sposobie sformułowania polecenia.

Dobra zasada brzmi:

Im większy wpływ na prawa, środki utrzymania, bezpieczeństwo lub przyszłość danej osoby, tym mniejszą kontrolę powinna mieć sztuczna inteligencja.

Zasada ta nie jest może efektowna, ale jest skuteczna.

12. Jak menedżerowie mogą wprowadzać sztuczną inteligencję bez wywoływania paniki

Kiedy liderzy nieudolnie wprowadzają sztuczną inteligencję, pracownicy często słyszą jeden komunikat:

„Znaleźliśmy maszynę, która może cię zastąpić”

Nawet jeśli nie jest to zamierzone, niejasna komunikacja wywołuje niepokój.

Lepszym podejściem jest wyjaśnienie:

• Dlaczego wprowadza się sztuczną inteligencję

• Jakie zadania może wspierać

• Które zadania pozostają nadal kierowane przez człowieka

• Jakie dane mogą wprowadzać pracownicy

• Jaka recenzja jest wymagana

• Jak zgłaszać błędy

• Jak będzie mierzony sukces

• Jakie szkolenie będzie zapewnione

Menedżerowie powinni koncentrować się na praktycznych przykładach, a nie na wielkich obietnicach.

Na przykład:

„Wykorzystujemy sztuczną inteligencję do tworzenia wstępnych wersji rutynowych odpowiedzi dla klientów. Każda odpowiedź będzie nadal sprawdzana przez agenta wsparcia”

To jest jaśniejsze niż:

„Poprawiamy obsługę klienta dzięki inteligencji nowej generacji”

Drugie zdanie wydaje się drogie i prawie nic nie znaczy.

Zespoły powinny mieć również możliwość eksperymentowania w bezpiecznych granicach. Pracownicy wykonujący pracę często dostrzegają najlepsze przypadki użycia, ponieważ dokładnie wiedzą, które procesy są powtarzalne, frustrujące i spięte jednym, heroicznym arkuszem kalkulacyjnym.

13. Prosty plan na początek tego tygodnia

Aby zacząć korzystać ze sztucznej inteligencji bez nadmiernego komplikowania spraw, wybierz jedno zadanie o niskim ryzyku.

Krok 1: Znajdź powtarzalne zadanie

Szukaj pracy, którą będziesz wykonywać kilka razy w tygodniu.

Przykłady:

• Pisanie e-maili z odpowiedziami

• Podsumowanie spotkań

• Formatowanie raportów

• Tworzenie agend

• Przepisywanie treści

• Organizowanie notatek

Krok 2: Określ wartościowy wynik

Zdecyduj, jak wygląda sukces.

Być może chcesz skrócić czas tworzenia projektu, poprawić spójność, zmniejszyć liczbę błędów lub stworzyć jaśniejsze listy zadań do wykonania.

Krok 3: Utwórz monit wielokrotnego użytku

Napisz polecenie, które zawiera zadanie, kontekst, odbiorców, format i ograniczenia.

Zapisz w łatwo dostępnym miejscu.

Krok 4: Przejrzyj wszystkie dane wyjściowe

Sprawdź fakty, ton, prywatność i trafność.

Nie należy mylić szybkości z jakością.

Krok 5: Popraw komunikat

Zauważ, gdzie sztuczna inteligencja popełnia błąd.

Dodaj jaśniejsze instrukcje. Podaj przykłady. Usuń niejasności. Poproś o inną strukturę.

Krok 6: Zmierz wynik

Czy zaoszczędziło to czas? Czy jakość się poprawiła? Czy spowodowało to dodatkową pracę redakcyjną?

Niektóre procesy AI wyglądają imponująco, ale nie przynoszą prawie żadnych oszczędności. Inne po cichu eliminują godzinę frustracji tygodniowo.

Zachowaj drugi rodzaj.

14. Typowe błędy popełniane przez ludzi w kontekście sztucznej inteligencji w miejscu pracy

Aby zrozumieć, jak wykorzystywać sztuczną inteligencję w pracy, trzeba też wiedzieć, czego nie należy robić.

Udzielanie niejasnych instrukcji

Słabe dane wejściowe powodują ogólne dane wyjściowe.

Dodaj kontekst, przykłady, ograniczenia i jasny cel.

Zaufaj pierwszej odpowiedzi

Pierwsza odpowiedź to szkic, a nie przykazanie wyryte w kamieniu.

Poproś o poprawki.

Kopiowanie bez edycji

Teksty generowane przez sztuczną inteligencję mogą brzmieć dopracowane, ale puste. Dodaj prawdziwe szczegóły, usuń ogólnikowe zwroty i spraw, by brzmiały ludzko.

Udostępnianie poufnych danych

Nie wklejaj poufnych informacji do niezatwierdzonych systemów.

Wykorzystanie sztucznej inteligencji do wszystkiego

Niektóre zadania możesz szybciej wykonać samodzielnie.

Nie potrzebujesz sześcioakapitowego komunikatu AI, żeby napisać: „Dziękuję, dzisiaj to sprawdzę”

Ukrywanie użycia sztucznej inteligencji, gdy jej ujawnienie ma znaczenie

Niektóre organizacje, klienci lub branże wymagają przejrzystości. Postępuj zgodnie z odpowiednią polityką.

Traktowanie wyników AI jako obiektywnych

Sztuczna inteligencja odzwierciedla wzorce i założenia. Nie jest automatycznie neutralna.

Automatyzacja zepsutego procesu

Przyspieszenie złego procesu nie sprawi, że będzie on lepszy. Po prostu generuje błędy z imponującą szybkością 💨

Napraw przepływ pracy przed jego zautomatyzowaniem.

15. Budowanie trwałego nawyku korzystania ze sztucznej inteligencji

Najlepszym sposobem na oswojenie się ze sztuczną inteligencją w miejscu pracy jest jej regularne używanie do wykonywania małych, konkretnych zadań.

Zacznij od jednej lub dwóch powtarzalnych czynności.

Na przykład:

• W każdy poniedziałek korzystaj ze sztucznej inteligencji, aby uporządkować swoje priorytety.

• Po spotkaniach przekształć notatki w działania.

• Zanim wyślesz długi e-mail, poproś sztuczną inteligencję o jego skrócenie.

• Kiedy stajesz przed decyzją, zapytaj o założenia i kontrargumenty.

• Na koniec projektu wykorzystaj sztuczną inteligencję do uporządkowania wyciągniętych wniosków.

Prowadź małą bibliotekę podpowiedzi dla zadań, które powtarzasz. Z czasem wyrobisz sobie poczucie, które podpowiedzi działają, które zadania są odpowiednie i gdzie ludzki osąd ma największe znaczenie.

Dowiesz się również, kiedy nie korzystać ze sztucznej inteligencji.

To również jest częścią wiedzy na temat sztucznej inteligencji.

Celem nie jest maksymalne wykorzystanie sztucznej inteligencji. Celem jest lepsza praca.

Praktyczna uwaga końcowa

Aby nauczyć się korzystać ze sztucznej inteligencji w pracy, trzeba przede wszystkim nauczyć się jasno delegować zadania.

Sztuczna inteligencja jest cenna w tworzeniu, podsumowywaniu, adaptowaniu, organizowaniu, wyjaśnianiu i analizowaniu. Może zredukować powtarzalność i pomóc Ci znacznie szybciej przejść od pustej strony do działającej pierwszej wersji.

Ale potrzebne są granice.

Chroń poufne informacje. Weryfikuj ważne roszczenia. Przeanalizuj poufną komunikację. Obarczaj ludzi odpowiedzialnością za decyzje o kluczowym znaczeniu. I proszę, nie ulegaj pokusie automatyzowania procesu, którego nikt nie rozumie.

Zacznij od małych kroków. Wybierz jedno irytujące, powtarzalne zadanie. Wydaj sztucznej inteligencji jasne instrukcje, przejrzyj wyniki i udoskonal proces.

Dobrze wykorzystana sztuczna inteligencja nie czyni pracy mniej ludzką. Stwarza więcej miejsca na te elementy pracy, które w pierwszej kolejności wymagają obecności człowieka – osąd, zaufanie, uważność, empatię i zdolność zauważania, kiedy spotkanie całkowicie wymyka się spod kontroli. 

Przykład praktyczny: przekształcanie notatek ze spotkań w niezawodne elementy działań

Scenariusz

Maya zarządza procesem wdrażania klientów w rozwijającej się firmie programistycznej. Uczestniczy w trzech spotkaniach projektowych tygodniowo, sporządza wstępne notatki podczas wystąpień, a następnie przetwarza te notatki w e-maile z odpowiedziami.

Zadanie jest powtarzalne, ale wiąże się z pewnym ryzykiem. Proponowany termin można łatwo pomylić z ustalonym, a ogólna sugestia może nieumyślnie stać się czyjąś odpowiedzialnością. Celem nie jest zatem pozostawienie sztucznej inteligencji decyzji o tym, co się stało. Celem jest wykorzystanie sztucznej inteligencji do uporządkowania notatek, podczas gdy Maya weryfikuje każdą decyzję, właściciela i datę przed udostępnieniem podsumowania.

Czego potrzebuje asystent

Maya zapewnia:

• Jej zanonimizowane notatki ze spotkania lub zatwierdzony zapis

• Cel spotkania

• Lista uczestników i ich role

• Wymagany format wyjściowy

• Zasada stanowiąca, że ​​brak właścicieli lub terminów musi być oznaczony, a nie wymyślony

• Wyraźne rozróżnienie między potwierdzonymi decyzjami, proponowanymi pomysłami i nierozwiązanymi kwestiami

• Zatwierdzona przez jej firmę metoda postępowania z informacjami poufnymi

Zanim cokolwiek prześle, usuwa imiona i nazwiska klientów, dane osobowe, dane uwierzytelniające i poufne informacje handlowe, chyba że system sztucznej inteligencji otrzyma specjalne zezwolenie na przetwarzanie tych danych.

Przykładowa instrukcja

„Przekształć poniższe notatki ze spotkania w zwięzłe podsumowanie działań następczych.

Uporządkuj odpowiedź, nadając jej następujące nagłówki:

1. Potwierdzone decyzje

2. Elementy działania

3. Proponowane pomysły

4. Nierozwiązane pytania

5. Ryzyka lub zależności

Dla każdego elementu działania uwzględnij zadanie, właściciela i termin. Jeśli właściciel lub termin nie zostały wyraźnie uzgodnione, wpisz „Niepotwierdzone”. Nie sugeruj zobowiązań ani nie wymyślaj szczegółów.

Streszczenie powinno mieć mniej niż 350 słów. Używaj jasnego, neutralnego języka, odpowiedniego dla wszystkich uczestników spotkania.

Zanim zakończysz, wypisz wszystkie stwierdzenia, które są niejednoznaczne lub mogą wymagać sprawdzenia.”

Dobre i złe wyniki

Słaby element działania mógłby brzmieć następująco:

„Sam zaktualizuje przewodnik wprowadzający do piątku”

Brzmi to jasno, ale nie jest to bezpieczne, jeśli w notatkach jest jedynie wzmianka o tym, że Sam może przejrzeć przewodnik, a nie ustalono żadnego terminu.

Lepsza wersja brzmiałaby następująco:

„Przejrzyj przewodnik wprowadzający – proponowany właściciel: Sam; termin: niepotwierdzony”

Druga wersja zachowuje niepewność zamiast spokojnie przekształcić dyskusję w zobowiązanie.

Jak to przetestować

Maya tworzy mały zestaw testowy, wykorzystując sześć poprzednich spotkań, których wyniki już zna.

Sprawdza, czy asystent:

• Oddziela decyzje od sugestii

• Dokładne kopiowanie nazw, dat i terminów

• Oznacza brakujące informacje jako niepotwierdzone

• Unika przydzielania zadań, na które nigdy nie wyrażono zgody

• Zawiera ważne, nierozwiązane pytania

• Tworzy podsumowanie, które może zrozumieć inny uczestnik

• Pomija poufne szczegóły usunięte z danych wejściowych

Dodaje również celowe przypadki skrajne:

• Uczestnik żartuje z wykonania zadania

• Dwie osoby rozmawiają o własności bez osiągnięcia porozumienia

• Ktoś wspomina o dwóch możliwych terminach

• Transkrypcja przypisuje komentarz niewłaściwemu mówcy

• Decyzja zostaje zmieniona później na spotkaniu

• Uzgodniono zadanie, ale nie podano właściciela

Praca kończy się powodzeniem dopiero wtedy, gdy Maya może prześledzić każdą decyzję i działanie do oryginalnych notatek.

Wynik

Przykładowy wynik: Maya testuje proces na sześciu podsumowaniach spotkań w ciągu dwóch tygodni.

Wcześniej jej ręczny proces zajmował średnio 18 minut na spotkanie. Dzięki sztucznej inteligencji wygenerowanie pierwszej wersji roboczej zajmuje około 2 minut, a następnie 7 minut na sprawdzenie i edycję. To skraca całkowity czas obsługi z 18 do 9 minut na spotkanie.

Przykładowe oszczędności na przestrzeni sześciu spotkań przedstawiają się następująco:

• Poprzednia suma: 6 × 18 minut = 108 minut

• Łącznie przy pomocy sztucznej inteligencji, wliczając przegląd: 6 × 9 minut = 54 minuty

• Przykładowy zaoszczędzony czas: 54 minuty

Pięć z sześciu streszczeń spełnia kryteria akceptacji po jednej recenzji. Pozostałe streszczenie wymaga drugiej recenzji, ponieważ transkrypt pomylił dwóch mówców.

Te liczby stanowią przykładowy szacunek oparty na podanej konfiguracji testu, a nie na opublikowanych wynikach firmy. Próba jest niewielka, spotkania mogą różnić się stopniem złożoności, a obliczenia uwzględniają czas potrzebny na przegląd, ale nie uwzględniają czasu potrzebnego na oczyszczenie lub anonimizację transkryptów.

Co może pójść nie tak

Asystent może:

• Wymyśl właściciela dla nieprzypisanego zadania

• Traktuj sugerowaną datę jako potwierdzony termin

• Przegap decyzję sformułowaną pośrednio

• Przypisz komentarz niewłaściwej osobie

• Przygotuj dopracowane podsumowanie, które ukrywa niepewność

• Zachowaj poufne informacje zawarte w notatkach

• W przypadku zmiany szablonu spotkania postępuj zgodnie ze starymi instrukcjami

Najpoważniejszym błędem byłoby wysłanie podsumowania bez jego sprawdzenia. Płynność nie jest dowodem na poprawność zapisu.

Maya porównuje zatem każdą pozycję działania z notatkami źródłowymi, potwierdza niejasne zobowiązania z odpowiednią osobą i przechowuje oryginalne notatki do wglądu. Sprawy wrażliwe lub sporne są obsługiwane ręcznie, a nie delegowane do asystenta.

Praktyczne wskazówki

Sztuczna inteligencja jest tu cenna, ponieważ przekształca istniejące informacje w bardziej przejrzystą strukturę. Nie zastępuje jednak osoby odpowiedzialnej za potwierdzenie podjętych decyzji.

Bezpieczny obieg pracy jest prosty: wprowadź jasne zasady, usuń poufne informacje, wymagaj od sztucznej inteligencji wykazywania niepewności, przetestuj go na znanych przykładach i uwzględnij ocenę ludzką w każdej rzekomej oszczędności czasu.

Często zadawane pytania

Jak początkujący mogą bezpiecznie zacząć korzystać ze sztucznej inteligencji w pracy?

Zacznij od pojedynczego, powtarzalnego zadania o niskim ryzyku, takiego jak pisanie e-maili z odpowiedziami, podsumowywanie notatek, tworzenie harmonogramów lub reorganizacja istniejących treści. Wydaj sztucznej inteligencji jasne instrukcje, a następnie sprawdź wynik pod kątem dokładności, tonu, prywatności i trafności. Unikaj wprowadzania poufnych informacji, chyba że Twoja organizacja zatwierdziła narzędzie do przetwarzania tych danych.

Które zadania najlepiej zautomatyzować za pomocą sztucznej inteligencji w miejscu pracy?

Sztuczna inteligencja sprawdza się podczas tworzenia pierwszych wersji roboczych, przetwarzania istniejących informacji i organizowania podstawowych analiz. Do odpowiednich zadań należą: przepisywanie dokumentów, wyodrębnianie działań ze spotkań, grupowanie informacji zwrotnych, objaśnianie trendów w arkuszach kalkulacyjnych i generowanie list kontrolnych. Jest ona mniej odpowiednia w przypadku decyzji o dużym znaczeniu, takich jak zatrudnienie, kwestie prawne, bezpieczeństwo, finanse, opieka zdrowotna czy uczciwość.

Jak napisać dobry monit AI do pracy?

Silna zachęta w miejscu pracy wyjaśnia zadanie, kontekst, odbiorców, pożądany format i wymagane szczegóły. Zamiast prosić o ogólną pomoc, opisz konkretny, oczekiwany rezultat i wszelkie ograniczenia, takie jak liczba słów czy ton. Możesz dodatkowo doprecyzować odpowiedź, prosząc sztuczną inteligencję o usunięcie powtórzeń, zidentyfikowanie założeń lub oznaczenie informacji wymagających weryfikacji.

Jak mogę wykorzystać sztuczną inteligencję w wiadomościach e-mail, nie brzmiąc przy tym mechanicznie?

Podaj oryginalną wiadomość, jej cel, relację z odbiorcą i pożądany ton. Poproś sztuczną inteligencję o nadanie wiadomości zwięzłej, przyjaznej, stanowczej lub odpowiedniej dla określonej grupy odbiorców. Przed wysłaniem dodaj konkretne szczegóły, usuń ogólnikowe sformułowania i sprawdź, czy każde zdanie brzmi naturalnie pod Twoim imieniem.

W jaki sposób należy przeglądać notatki ze spotkań generowane przez sztuczną inteligencję?

Porównaj każdą decyzję, działanie, właściciela i termin z oryginalnymi notatkami lub zatwierdzonym transkryptem. Wymagaj od sztucznej inteligencji oddzielania potwierdzonych decyzji od proponowanych pomysłów i nierozwiązanych pytań. Brakujące informacje powinny być oznaczone jako „Niepotwierdzone”, a nie zgadywane, zwłaszcza gdy rozmówcy omawiali potencjalnych właścicieli lub daty bez osiągnięcia porozumienia.

Czy sztuczna inteligencja potrafi dokładnie analizować arkusze kalkulacyjne i dane biznesowe?

Sztuczna inteligencja potrafi objaśniać formuły, podsumowywać trendy, identyfikować potencjalne anomalie i przekształcać dane w komentarze pisemne. Jej interpretacja zależy jednak od czystych danych i odpowiedniego kontekstu biznesowego. Przed wykorzystaniem wyników do podejmowania decyzji finansowych, operacyjnych lub kadrowych należy sprawdzić jednostki, brakujące wartości, spójność kategorii oraz ewentualne alternatywne wyjaśnienia.

Jakich informacji o miejscu pracy nigdy nie należy wprowadzać do sztucznej inteligencji?

Unikaj wprowadzania haseł, danych uwierzytelniających, danych klientów, danych pracowników, informacji medycznych, dokumentów prawnych, zastrzeżonego kodu, niepublikowanych planów ani poufnych danych finansowych do niezatwierdzonych systemów. W miarę możliwości usuń imiona i nazwiska oraz dane identyfikacyjne. Polityka ochrony danych w Twojej organizacji oraz zatwierdzone narzędzia powinny określać, jakie informacje można bezpiecznie przetwarzać.

W jaki sposób menedżerowie mogą wprowadzać sztuczną inteligencję w pracy, nie wzbudzając niepokoju u pracowników?

Menedżerowie powinni wyjaśnić, dlaczego wprowadzana jest sztuczna inteligencja, jakie zadania będzie ona wspierać, co pozostaje w gestii człowieka i jak należy weryfikować rezultaty. Powinni również zdefiniować zatwierdzone praktyki dotyczące danych, szkolenia, procedury raportowania i mierniki sukcesu. Konkretne przykłady budują większe zaufanie niż mgliste obietnice dotyczące transformacji czy inteligentnych przepływów pracy.

Jakie są najczęstsze błędy przy stosowaniu sztucznej inteligencji w pracy?

Do typowych błędów należą: wydawanie niejasnych instrukcji, ufanie pierwszej odpowiedzi, kopiowanie treści bez edycji oraz udostępnianie poufnych informacji. Ludzie mogą również automatyzować wadliwe procesy lub traktować wyniki sztucznej inteligencji jako obiektywne. Lepszym podejściem jest weryfikacja ważnych twierdzeń, poprawianie słabych wersji roboczych, testowanie powtarzalnych przepływów pracy i jasne określenie odpowiedzialności człowieka.

Jak mogę sprawdzić, czy przepływ pracy oparty na sztucznej inteligencji oszczędza czas?

Zmierz cały proces, w tym przygotowanie danych wejściowych, anonimizowanie informacji, sprawdzanie wyników i wprowadzanie poprawek. Porównaj tę sumę z czasem i jakością poprzedniego procesu pracy. Skuteczny proces AI powinien zmniejszyć nakład pracy lub poprawić spójność, nie stwarzając jednocześnie niedopuszczalnego ryzyka naruszenia prywatności, dokładności ani odpowiedzialności.

Odniesienia

1. Rząd Wielkiej Brytanii – Podręcznik sztucznej inteligencji dla rządu Wielkiej Brytanii – gov.uk

2. Narodowy Instytut Norm i Technologii – Ramy zarządzania ryzykiem związanym ze sztuczną inteligencją: Sztuczna inteligencja generatywna – nist.gov

3. Biuro Komisarza ds. Informacji – Sztuczna inteligencja, ochrona danych i sektor publiczny: Polityka w zakresie sztucznej inteligencji – ico.org.uk

4. Narodowe Biuro Badań Ekonomicznych - nber.org

5. Amerykańska Komisja ds. Równych Szans Zatrudnienia – Jaka jest rola EEOC w dziedzinie sztucznej inteligencji? - eeoc.gov

6. Służba Łączności Rządowej – Polityka GCS w zakresie generatywnej sztucznej inteligencji – communications.gov.uk

7. OpenAI – Praktyczny przewodnik po tworzeniu rozwiązań z wykorzystaniem sztucznej inteligencji – openai.com

Znajdź najnowszą sztuczną inteligencję w oficjalnym sklepie z asystentami AI

O nas