Jak włączyć notatki AI w aplikacji Teams

Krótka odpowiedź: Notatki AI w Teams działają najlepiej, gdy administratorzy najpierw włączą odpowiednie zasady dotyczące funkcji Copilot i transkrypcji, a następnie organizatorzy włączą funkcję Facylitator lub użyją funkcji Recap w obsługiwanych spotkaniach. Jeśli licencja, transkrypcja lub typ spotkania nie są ustawione prawidłowo, notatki mogą się nie wyświetlać lub być niekompletne.

Najważniejsze wnioski:

Kontrola administracyjna: sprawdź zasady spotkań w aplikacji Teams, zanim spodziewasz się pojawienia notatek AI.

Weryfikacja licencji: dopasuj funkcje Facilitator, Recap i Copilot do odpowiednich uprawnień.

Wymagania dotyczące transkrypcji: włącz i uruchom transkrypcję, gdy notatki AI po spotkaniu mają znaczenie.

Organizacja spotkań: Korzystaj z zaplanowanych i obsługiwanych spotkań z jasno określonymi planami, aby uzyskać lepsze wyniki.

Recenzja przez człowieka: sprawdź nazwy, decyzje, terminy i poufne szczegóły przed udostępnieniem notatek.

1. Co oznaczają notatki AI w Teams 🤖

Zanim przejdziemy do tematu Włączanie notatek AI w aplikacji Teams, należy rozróżnić trzy podobnie wyglądające funkcje:

• Notatki generowane przez sztuczną inteligencję w trakcie spotkania — zwykle udostępniane za pośrednictwem funkcji Facilitator w spotkaniach Teams.

• Notatki AI w Recap – notatki i zadania do wykonania wyświetlane po spotkaniu lub wydarzeniu.

• Notatki ze spotkań Copilot — notatki wygenerowane za pomocą usługi Microsoft 365 Copilot na podstawie czatu ze spotkania lub podsumowania.

Facilitator może generować notatki AI w czasie rzeczywistym, podsumowywać kluczowe decyzje, dokumentować otwarte pytania, odpowiadać na pytania na czacie spotkania i pomagać w zarządzaniu zadaniami. Firma Microsoft twierdzi, że wymagana jest licencja Microsoft 365 Copilot , chociaż wewnętrzni uczestnicy spotkania mogą zobaczyć aktualizacje na żywo po jego uruchomieniu.

To rozróżnienie ma znaczenie, ponieważ jedna osoba może mówić „Notatki AI” i mieć na myśli dopracowany panel notatek na żywo, podczas gdy inna ma na myśli zakładkę Notatki AI po spotkaniu. Ta sama kuchnia, różne szuflady.

2. Szybka lista kontrolna przed włączeniem notatek AI w Teams ✅

Oto sucha, ale ważna część. Notatki AI nie pojawiają się magicznie tylko dlatego, że ktoś kliknął „Dołącz”. Zazwyczaj potrzebujesz odpowiedniej licencji, odpowiedniej polityki administratora, włączonej transkrypcji i formatu spotkania obsługującego tę funkcję.

Najpierw sprawdź te:

• Twoja organizacja korzysta z usługi Microsoft 365 Copilot w celu obsługi notatek AI dla moderatorów na żywo lub usługi Teams Premium/Copilot , w których używane są funkcje inteligentnego podsumowania.

• Transkrypcja jest dozwolona zgodnie z polityką spotkań Teams.

• Drugi pilot nie jest blokowany przez politykę administratora.

• Spotkanie jest zaplanowanym spotkaniem aplikacji Teams, w którym ta funkcja jest obsługiwana.

• Organizator lub prezenter ma uprawnienia do włączenia odpowiedniej funkcji sztucznej inteligencji.

• Spotkanie jest wystarczająco długie i można je zapisać, jeśli chcesz, aby po spotkaniu były robione notatki AI.

Microsoft Teams Premium obejmuje funkcję komunikacji wspomaganą przez sztuczną inteligencję „Wyświetlaj notatki i zadania ze spotkań generowane przez sztuczną inteligencję”, natomiast w osobnych wytycznych dotyczących funkcji Facilitator podano, że do dodania lub włączenia funkcji Facilitator wymagany jest pakiet Microsoft 365 Copilot.

Jest jeden mały haczyk, bo oczywiście jakiś jest: notatki AI w Recap są dostępne dla wydarzeń trwających dłużej niż pięć minut i transkrybowanych w języku angielskim. Microsoft zauważa również, że formatowanie może się różnić w zależności od języka transkrypcji.

3. Jak włączyć notatki AI w Teams jako administrator 🛠️

Dla administratorów, jak włączyć notatki AI w Teams, zaczyna się w centrum administracyjnym Teams, a nie w samym spotkaniu. To właśnie tutaj wiele osób ma problem. Ciągle szukają przycisku Notatki AI, ale polityka po cichu mówi „nie” w tle.

Ścieżka administracyjna zwykle wygląda następująco:

1. Otwórz centrum administracyjne usługi Teams.

2. Przejdź do Spotkań.

3. Wybierz Zasady spotkania.

4. Wybierz istniejącą politykę lub utwórz nową.

5. Znajdź Nagrywanie i transkrypcja .

6. Znajdź Copilot .

7. Wybierz jedną z dostępnych opcji:

   • NA

   • Włącz z zapisanym transkryptem wymaganym

   • Włącz z zapisanym transkryptem domyślnie

   • Wyłączony

8. Zapisz zasady i upewnij się, że są one przypisane do właściwych użytkowników.

W poradniku dla administratorów firmy Microsoft wymieniono ustawienia zasad spotkań Copilot i wyjaśniono, że zasady transkrypcji mają wpływ na to, czy Copilot może pracować w trakcie i po spotkaniach.

Musisz również potwierdzić, że sama transkrypcja jest dostępna. Transkrypcja w aplikacji Teams jest funkcją kontrolowaną przez zasady, a organizator i użytkownik uruchamiający transkrypcję muszą mieć włączone to ustawienie, aby spotkania, webinaria lub spotkania grupowe mogły zawierać transkrypcje.

To jest ta część, którą ludzie pomijają, a potem obwiniają Teams. Czasami Teams na to zasługuje. Choć nie zawsze.

4. Jak włączyć notatki AI w aplikacji Teams podczas planowania spotkania 📅

Dla organizatorów spotkań najłatwiejszym rozwiązaniem jest przygotowanie notatek AI przed rozpoczęciem spotkania. Daje to zespołowi więcej możliwości, by zachowywać się grzecznie, niczym kot, który już dostał jedzenie.

Aby dodać osobę prowadzącą zajęcia podczas planowania:

1. Otwórz Kalendarz w aplikacji Teams.

2. Wybierz Nowy.

3. Włącz spotkania w aplikacji Teams .

4. Wybierz Opcje.

5. Przejdź do Copilota i innych AI.

6. Upewnij się, że opcja „Zezwalaj na drugiego pilota i osobę ułatwiającą wykonywanie zadań” jest ustawiona na:

   • Tylko podczas spotkania

   • W trakcie i po spotkaniu

7. Włącz przełącznik Ułatwiacza

8. Wybierz Zastosuj.

Microsoftu dotyczące narzędzia Facilitator mówią, że jest to ścieżka planowania, ale zaznaczają również, że narzędzie Facilitator można dodać tylko do zaplanowanych spotkań, a nie do spotkań kanałowych, spotkań natychmiastowych ani połączeń w aplikacji Teams.

Dobre zaproszenie na spotkanie też się przydaje. Dodaj prosty plan działania w opisie lub notatkach ze spotkania. Facylitator może sprawdzić plan działania w zaproszeniu lub notatkach ze spotkania w Loop i wykorzystać go do uporządkowania dyskusji. To nie magia, ale całkiem blisko, gdy na spotkaniu jest zbyt wiele momentów „jeszcze tylko jedna rzecz”.

5. Jak włączyć notatki AI podczas spotkania na żywo w Teams 🎙️

Może zapomniałeś włączyć tej funkcji podczas planowania. Zdarza się. Otwierasz spotkanie, ktoś pyta: „Czy sztuczna inteligencja może robić notatki?” i nagle wszyscy patrzą na organizatora, jakby kontrolował księżyc.

Aby włączyć funkcję Facylitatora podczas spotkania:

1. Dołącz do spotkania w aplikacji Teams.

2. Wybierz opcję Więcej działań z listy elementów sterujących spotkaniem.

3. Wybierz opcję Włącz moderatora.

4. Jeśli aplikacja Teams Cię o to poprosi, wybierz język spotkania.

5. Poczekaj kilka minut, aż zaczną pojawiać się notatki.

Po włączeniu funkcji Facilitator ikona Notatki zmienia się, sygnalizując, że notatki generowane przez sztuczną inteligencję są aktywne. Microsoft informuje, że notatki nie pojawiają się od razu i mogą potrwać kilka minut, ponieważ są oparte na dyskusji zapisanej w transkrypcji.

Ważny szczegół dotyczący roli: uczestnicy mobilni widzą notatki na żywo, ale tylko organizatorzy lub prezenterzy korzystający z Teams na komputerze lub w przeglądarce mogą włączać i wyłączać funkcję Facilitator w trakcie spotkania.

Więc jeśli ktoś łączy się z telefonu w taksówce i pyta, dlaczego nie może go aktywować, to może właśnie dlatego. Irytujące? Tak. Logiczne? Raczej nie.

6. Jak znaleźć notatki AI po spotkaniu w Teams 🔎

Po zakończeniu spotkania notatki nie znikają w mgle produktywności. Zazwyczaj można je znaleźć na czacie spotkania lub w podsumowaniu.

Aby przejrzeć treści wygenerowane przez sztuczną inteligencję po spotkaniu:

1. Otwórz czat w aplikacji Teams.

2. Wybierz czat spotkania.

3. Wybierz opcję Podsumowanie u góry.

4. Wybierz Notatki lub Notatki AI, w zależności od tego, co jest wyświetlane w Twojej dzierżawie.

Microsoft informuje, że dostęp do treści generowanych przez moderatora można uzyskać za pośrednictwem czatu i notatek ze spotkania w aplikacji Recap po jego zakończeniu. Notatki ze spotkania generowane przez sztuczną inteligencję są przechowywane na stronie Microsoft Loop, a uczestnicy spotkania mogą edytować tę stronę przed, w trakcie lub po spotkaniu.

Jeśli chodzi o szersze spektrum notatek Recap AI, Microsoft informuje, że użytkownicy mogą przeglądać notatki ręczne i generowane przez sztuczną inteligencję, a także zadania do wykonania, wybierając notatki AI w podsumowaniu wydarzenia, pod warunkiem, że spotkanie spełnia wymagania dotyczące transkrypcji.

W tym miejscu Notatki AI stają się czymś więcej niż tylko gadżetem do spotkań. Możesz wyciągać decyzje, zadania, pomijać konteksty i uzupełniać je bez konieczności ponownego odtwarzania całej rozmowy, jakbyś badał miejsce zbrodni w małym biurze 🕵️.

7. Tabela porównawcza: Sposoby korzystania z notatek AI w zespołach 📊

Metoda / Funkcja	Najlepszy dla	Główne wymaganie	Co otrzymujesz	Lekko irytujący kawałek
Notatki na żywo z AI dla moderatora	Spotkania, na których ludzie potrzebują notatek podczas rozmów	Licencja Microsoft 365 Copilot	Notatki, decyzje, pytania, zadania w czasie rzeczywistym	Wymaga obsługiwanego typu spotkania – nie każde spotkanie działa
Notatki AI w podsumowaniu	Nadrabianie zaległości po spotkaniu	Transkrypcja kwalifikującego się spotkania	Notatki, zadania, treści podsumowujące	Nie będzie wyświetlane, jeśli brakuje transkrypcji
Drugi pilot „Generuj notatki ze spotkania”	Szybkie podsumowania po spotkaniu	Microsoft 365 Copilot	Kluczowe tematy i elementy działań	Oczywiście, że nadal musisz to zweryfikować
Notatki dotyczące zespołów ręcznych	Proste spotkania wewnętrzne	Podstawowy dostęp do notatek ze spotkań	Agenda, notatki, zadania	Ktoś musi to napisać, tragiczne, ale prawdziwe
Nagranie plus transkrypcja	Przegląd i zgodność przepływów pracy	Włączono zasady nagrywania/transkrypcji	Przeszukiwalny transkrypt i kontekst odtwarzania	Możliwość tworzenia pytań dotyczących przechowywania i prywatności

Wskazówki firmy Microsoft dotyczące obsługi notatek generowanych przez aplikację Copilot mówią, że użytkownicy mogą wybrać opcję Copilot z czatu spotkania, wybrać więcej monitów, wygenerować notatki ze spotkania, skopiować je i wkleić w innym miejscu. Przypominają również użytkownikom o konieczności sprawdzenia danych wyjściowych sztucznej inteligencji, ponieważ mogą być one nieprawidłowe.

8. Najlepsza konfiguracja spotkań dla lepszych notatek AI w zespołach 🧠

Wiedza o jak włączyć notatki AI w Teams, to połowa sukcesu. Drugą połową jest tworzenie wartościowych notatek. AI radzi sobie nieźle ze strukturą, ale nie potrafi czytać w myślach w zestawie słuchawkowym. Potrzebuje precyzyjnych danych wejściowych.

Użyj tej konfiguracji:

• Przed spotkaniem przygotuj jasny plan działania.

• Wypowiadaj decyzje na głos: „Decyzja: uruchomimy pilotaż w przyszłym tygodniu”

• Wyznacz właścicieli ustnie: „Maya jest odpowiedzialna za dalsze działania finansowe”

• Zatrzymaj się przed zmianą tematu.

• Unikaj sytuacji, w której pięć osób mówi jedno za drugim. Tak, ambitnie.

• Stosuj spójne nazwy, aby odpowiedzialność za zadania była wyraźniejsza.

• W miarę możliwości staraj się zachować spójny język spotkania.

• Sprawdź notatki, zanim je udostępnisz.

Osoba prowadząca spotkanie może wykryć plany spotkań z zaproszenia lub notatek ze spotkania w pętlii pomóc w śledzeniu tematów poruszanych w planie spotkania.

Cichy i skuteczny trik: ogłaszaj swoje zadania, jakbyś opowiadał o nich bardzo zmęczonemu asystentowi. Nie mechanicznie, po prostu jasno. „Zadanie: Jordan wyśle ​​zaktualizowaną talię”. Takie zdanie sprawia, że ​​notatki AI są znacznie mniej ckliwe.

9. Typowe problemy, gdy notatki AI się nie wyświetlają ⚠️

Jeśli w Teams brakuje notatek AI, nie zakładaj od razu, że funkcja jest zepsuta. Może tak być, ale istnieje kilka standardowych blokad.

Do najczęstszych przyczyn należą:

• Brak uprawnień Copilot lub Teams Premium dla funkcji, której próbujesz użyć.

• wyłączono opcję drugiego pilota .

• Transkrypcja jest wyłączona dla organizatora lub osoby próbującej ją uruchomić.

• Spotkanie jest zbyt krótkie, aby można było sporządzić notatki Recap AI.

• Spotkanie nie zostało zapisane.

• Nieobsługiwany typ spotkania, np. spotkanie kanałowe dla Facylitatora.

• Niewłaściwa rola, np. uczestnik próbujący włączyć się w rolę moderatora.

• Ograniczenia uczestników zewnętrznych.

• Etykiety poufności lub szyfrowanie blokujące ekstrakcję agendy.

W dokumentacji firmy Microsoft wskazano, że usługa Teams wykorzystuje transkrypcję wydarzeń, dane dotyczące obecności i dane z programu PowerPoint Live, aby udostępniać funkcje inteligentnego podsumowania obsługiwane przez sztuczną inteligencję, więc brak danych z transkrypcji może oznaczać utratę wartości podsumowania przez sztuczną inteligencję.

W przypadku notatek Facylitatora na żywo pamiętaj, że tylko organizatorzy i prezenterzy na komputerze stacjonarnym lub w przeglądarce mogą włączać i wyłączać Facylitatora podczas spotkania. Użytkownicy urządzeń mobilnych mogą przeglądać notatki na żywo, ale nie mogą aktywować tej funkcji w ten sam sposób.

10. Prywatność, uprawnienia i zasada „Proszę to zweryfikować” 🔐

Notatki AI są pomocne, ale nie zastąpią stenografa prawnego, inspektora zgodności ani Twojego najbardziej drobiazgowego współpracownika. Są generowane na podstawie danych ze spotkań i mogą pomijać kontekst, niezręcznie formułować myśli lub zamieniać nieuporządkowaną dyskusję w pewne siebie podsumowanie, które jest jedynie w większości poprawne.

Firma Microsoft twierdzi, że treści generowane przez sztuczną inteligencję w podsumowaniach aplikacji Teams są oparte na transkrypcji wydarzenia i obsługiwane przez GPT oraz inne modele sztucznej inteligencji. Mogą być one niedokładne, niekompletne lub nieodpowiednie.

Tak więc praktyczna zasada jest prosta:

• Przejrzyj notatki AI przed wysłaniem ich klientom.

• Sprawdź decyzje, liczby, nazwy i terminy.

• Przed zapisaniem lub przesłaniem szczegółów należy je potwierdzić.

• Nie polegaj na notatkach AI jako jedynym zapisie decyzji prawnych, kadrowych, finansowych lub regulowanych.

• Upewnij się, że uczestnicy rozumieją zasady transkrypcji i streszczenia generowane przez sztuczną inteligencję.

Aplikacja Teams oferuje również opcje spotkań i kontrolę administracyjną nad poufnymi treściami spotkań, w tym kontrolę związaną z kopiowaniem, przekazywaniem dalej, nagrywaniem, transkrypcjami i wnioskami generowanymi przez sztuczną inteligencję.

Odrobina paranoi jest tu korzystna. Nie paranoja z powodu foliowego kapelusza, tylko paranoja w stylu „może nie wklejaj surowego podsumowania AI do notatki na tablicy bez jej przeczytania”.

11. Wskazówki dotyczące wdrażania dla administratorów i menedżerów zespołów 🚀

Wdrażanie AI Notes działa najlepiej, gdy nie polega po prostu na włączeniu przełącznika i oczekiwaniu, że wszyscy będą zachowywać się jak uczestnicy filmu szkoleniowego.

Prosty plan wdrożenia:

1. Wybierz małą grupę pilotażową.

2. Potwierdź licencje i zasady.

3. Włącz ustawienia transkrypcji i Copilota dla tej grupy.

4. Utwórz spotkanie testowe.

5. Wypróbuj notatki prowadzącego na żywo.

6. Wypróbuj notatki Recap AI po spotkaniu.

7. Udokumentuj dokładne kroki, jakie widzą użytkownicy.

8. Utwórz krótki wewnętrzny przewodnik „kiedy używać notatek AI”.

9. Dodaj przypomnienia o prywatności.

10. Zapytaj ludzi, co ich zdezorientowało, bo ci powiedzą. Głośno.

Powodem przeprowadzenia pilotażu jest fakt, że korzystanie z Teams może się różnić w zależności od licencji, zasad administracyjnych, rodzaju spotkania, wersji klienta i ustawień organizacyjnych. To nie jest jeden wielki czerwony przycisk. To raczej szuflada pełna przycisków, z których niektóre są lepiej oznaczone niż inne.

12. Szybka odpowiedź: Jak włączyć notatki AI w Teams 🏁

Oto skrócona wersja instrukcji Jak włączyć notatki AI w aplikacji Teams:

Dla administratorów:

• Przejdź do centrum administracyjnego Teams.

• Otwarte spotkania > Zasady spotkań.

• W sekcji Nagrywanie i transkrypcjawłącz odpowiednią Copilota .

• Upewnij się, że transkrypcja jest dozwolona.

• Przypisz zasady do odpowiednich użytkowników.

Dla organizatorów:

• Utwórz zaplanowane spotkanie w aplikacji Teams.

• Otwórz Opcje > Copilot i inne AI.

• Włącz Zezwalaj na drugiego pilota i koordynatora .

• Włącz Facilitatora.

• Zastosuj ustawienie.

Podczas spotkania:

• Wybierz Więcej działań.

• Wybierz opcję Włącz moderatora.

• Poczekaj kilka minut, aż pojawią się notatki wygenerowane przez sztuczną inteligencję.

Po spotkaniu:

• Otwórz czat spotkania.

• Przejdź do podsumowania.

• Wybierz Notatki lub Notatki AI.

To jest wersja „czysta”. Wersja praktyczna obejmuje sprawdzenie licencji, zasad, transkrypcji, ról i sprawdzenie, czy w Teams akurat występuje taki dzień.

Myśli końcowe 💬

Włączenie notatek AI w Teams nie jest trudne, gdy wszystko jest już uporządkowane, ale łatwo je pomylić. Administratorzy kontrolują bramki polityki. Organizatorzy kontrolują konfigurację spotkania. Prezenterzy i organizatorzy mogą aktywować Facylitatora na obsługiwanych spotkaniach. Transkrypcja daje sztucznej inteligencji punkt wyjścia do działania. Podsumowanie to miejsce, w którym spotkanie staje się przeszukiwalne, przeglądalne i – w idealnym przypadku – mniej zaśmieca pamięci.

Najlepsza konfiguracja jest prosta: włącz odpowiednie zasady, transkrypcję, odpowiednio zaplanuj spotkanie, korzystaj z Facilitatora, gdy notatki na żywo są istotne, i przejrzyj wyniki, zanim potraktujesz je jako prawdę wyrytą na kamiennych tablicach 🪨. Notatki AI są bardzo pomocne, ale wciąż są to notatki maszyny, która słucha, jak ludzie sobie nawzajem przerywają. Więc tak, korzystaj z nich. Tylko unieś lekko brwi.

Przykład z życia wzięty: korzystanie z notatek AI podczas cotygodniowego spotkania projektowego z klientem 🧾

Scenariusz

Wyobraź sobie małą agencję internetową, która co tydzień organizuje 45-minutowe spotkanie z klientem w Teams. Wciąż pojawiają się te same problemy: decyzje giną w czacie, zadania są ledwo pamiętane, a ktoś po każdym spotkaniu spędza 20-30 minut, zamieniając splątane notatki w aktualizację dla klienta.

To fikcyjny, ale realistyczny przykład scenariusza. Agencja korzysta z funkcji AI Notes w Teams, aby utworzyć wstępną wersję notatek ze spotkania, a następnie kierownik projektu przegląda wyniki, zanim cokolwiek trafi do klienta. Ta ostatnia część ma znaczenie. Sztuczna inteligencja pomaga w żmudnej pracy administracyjnej, a nie zastępuje człowieka, który rozumie projekt.

Spotkanie jest zaplanowane w aplikacji Teams, transkrypcja jest włączona, a funkcja Facylitatora jest włączona przed rozpoczęciem połączenia. To jest zgodne z głównym przesłaniem artykułu: Notatki AI działają najlepiej, gdy najpierw zostaną ustalone licencje, zasady spotkania, transkrypcja i konfiguracja spotkania.

Czego potrzebuje asystent

W tym celu organizator przygotowuje:

Zaplanowane spotkanie w aplikacji Teams, a nie szybka, spontaniczna rozmowa telefoniczna.

Krótki plan działania w zaproszeniu na spotkanie.

Transkrypcja spotkania została włączona.

Animator włączony przed rozpoczęciem spotkania.

Kierownik projektu wyznaczony do przeglądu notatek dotyczących sztucznej inteligencji.

Prosta lista kontrolna obejmująca nazwiska, daty, koszty, terminy i decyzje klientów.

Dobry plan działania mógłby wyglądać tak:

Porządek obrad:

Przejrzyj zadania z poprzedniego tygodnia.

Potwierdź zmiany w treści strony głównej.

Zdecyduj, czy zachować czy usunąć film przedstawiający cenę.

Przypisz właścicieli do zadań związanych z uruchomieniem.

Potwierdź datę następnego przeglądu.

To daje sztucznej inteligencji większą strukturę niż mgliste zaproszenie do „nadrobienia zaległości w projekcie”. Pomaga to również ludziom zachować nieco mniej rozproszenia, co zawsze jest zaletą.

Przykładowa instrukcja

Na początku spotkania organizator może powiedzieć coś takiego:

„Dziś korzystamy z notatek generowanych przez sztuczną inteligencję, aby zapisywać decyzje i zadania. Prosimy o jasne formułowanie decyzji, podawanie imienia i nazwiska właściciela każdego zadania oraz, w miarę możliwości, podawanie terminów. Przejrzymy notatki przed ich udostępnieniem po spotkaniu”

Podczas spotkania kierownik projektu może w sposób oczywisty wskazać zadania do wykonania:

„Decyzja: pozostawiamy stronę z cennikiem w formie filmu na premierę”

„Działanie: Priya prześle poprawioną wersję strony głównej do czwartku do godziny 15:00”

„Działanie: Mark sprawdzi przed piątkiem, czy tagi analityczne działają prawidłowo”

Na początku może się to wydawać nieco formalne, ale daje sztucznej inteligencji jasne punkty zaczepienia. Pojawiają się niejasne dyskusje, pojawiają się niejasne notatki. Pojawiają się jasne decyzje, pojawiają się praktyczne uwagi.

Jak to przetestować

Zanim wdrożysz rozwiązanie w całym zespole, przeprowadź krótki test obejmujący trzy spotkania.

Spotkanie 1: Używaj wyłącznie standardowych notatek ręcznych.

Spotkanie 2: Użyj notatek AI, ale bez ustalonego harmonogramu.

Spotkanie 3: Użyj notatek AI z przejrzystym planem działania i ustnym przedstawieniem zadań.

Po każdym spotkaniu sprawdź:

Ile czasu zajmuje przygotowanie ostatecznych notatek gotowych dla klienta.

Ile elementów działań wymaga poprawy.

Czy terminy są rejestrowane prawidłowo.

Czy do każdego zadania przypisany jest właściwy właściciel.

Czy podsumowanie zawiera jakiekolwiek elementy, na które nie wyrażono zgody.

Recenzent powinien porównać notatki AI z transkrypcją przed wysłaniem czegokolwiek na zewnątrz. Jest to szczególnie ważne w przypadku kwestii finansowych, terminów, sformułowań prawnych, zatwierdzeń lub zobowiązań wobec klienta.

Wynik

Przykładowy wynik, oparty na czasie trzech przykładowych 45-minutowych spotkań projektowych:

Tylko notatki ręczne: 28 minut na wygenerowanie czystej aktualizacji klienta.

Notatki AI bez jasnego planu: 17 minut na przejrzenie i uporządkowanie notatek.

Notatki AI z planem działania i jasno określonymi zadaniami: 9 minut na przejrzenie i wysłanie ostatecznej aktualizacji.

Szacuje się, że zaoszczędzimy 19 minut na spotkanie w porównaniu z procesem manualnym. Przy czterech cotygodniowych spotkaniach z klientami miesięcznie, dla jednego kierownika projektu oznaczałoby to około 76 minut zaoszczędzonych miesięcznie.

Kontrola jakości jest równie ważna, co oszczędność czasu. W tym przykładowym teście, ustrukturyzowana wersja AI Notes poprawnie zarejestrowała 8 z 9 zadań. Jedynym błędem był termin, który wymagał korekty. Właśnie dlatego AI Notes należy traktować jako solidny pierwszy szkic, a nie ostateczne źródło prawdy.

Co może pójść nie tak

Najczęstszym błędem jest niejasna mowa. Jeśli ktoś powie: „Załatwmy to w przyszłym tygodniu”, sztuczna inteligencja może nie wiedzieć, kto jest właścicielem „tego” ani co oznacza „w przyszłym tygodniu”.

Inne ryzyka obejmują:

Zadanie przydzielone niewłaściwej osobie.

Łagodna sugestia spisana jako stanowcza decyzja.

Niedotrzymany lub źle wysłuchany termin.

Szczegóły dotyczące wrażliwych klientów pojawiają się w notatkach udostępnianych zbyt szeroko.

Brak dostępności transkryptu osłabia jakość podsumowania spotkania.

Organizator zakłada, że ​​notatki AI są automatycznie poprawne, ponieważ wyglądają schludnie.

Rozwiązanie jest mało efektowne, ale skuteczne: należy skorzystać z listy kontrolnej przeglądu, potwierdzić elementy działań przed zakończeniem spotkania i nie wysyłać bezpośrednio do klienta surowych notatek AI.

Praktyczne wskazówki

Notatki AI w Teams działają najlepiej, gdy spotkanie jest już dobrze zorganizowane. Dodaj agendę, włącz odpowiednie ustawienia, jasno przedstaw decyzje i wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za ich przegląd. Zrób to, a Notatki AI mogą w ciągu kilku minut przekształcić chaotyczne spotkanie w użyteczny dokument podsumowujący, zamiast tworzyć kolejny dokument, nad którym wszyscy będą musieli później dyskutować.

Często zadawane pytania

Jak włączyć funkcję AI Notes w aplikacji Teams jako administrator?

Aby włączyć Notatki AI w Teams jako administrator, zacznij od Centrum administracyjnego Teams. Przejdź do sekcji Spotkania, otwórz Zasady spotkań i sprawdź sekcję Nagrywanie i transkrypcja. Upewnij się, że funkcja Copilot jest włączona, a transkrypcja jest włączona dla odpowiednich użytkowników. Zasady muszą być również przypisane do osób, które powinny mieć dostęp do notatek AI.

Jakich licencji potrzebuję do korzystania z AI Notes w Teams?

Licencja zależy od funkcji notatek AI, z której chcesz korzystać. Notatki generowane na żywo przez AI z Facilitatorem zazwyczaj wymagają usługi Microsoft 365 Copilot. Notatki AI w Recap mogą wymagać dostępu do Teams Premium lub Copilot. W wielu organizacjach administratorzy powinni sprawdzić zarówno licencje, jak i zasady dotyczące spotkań, zanim zaakceptują dostępność tej funkcji.

Dlaczego notatki AI nie pojawiają się na moim spotkaniu w aplikacji Teams?

Notatki AI mogą się nie pojawiać, jeśli Copilot jest wyłączony, transkrypcja jest zablokowana lub typ spotkania nie jest obsługiwany. Spotkanie może być również zbyt krótkie, nie zostać przepisane lub nie mieć odpowiednich uprawnień organizatora. Częstym rozwiązaniem jest sprawdzenie licencji użytkownika, zasad dotyczących spotkań w Teams, ustawień transkrypcji oraz tego, czy spotkanie zostało zaplanowane, a nie rozpoczęte natychmiast.

Czy mogę włączyć funkcję AI Notes podczas spotkania na żywo w aplikacji Teams?

Tak, w obsługiwanych spotkaniach organizator lub prezenter może włączyć funkcję Facylitatora w trakcie spotkania. Zazwyczaj robi to w sekcji „Więcej akcji” w ustawieniach spotkania, a następnie wybiera opcję „Włącz Facylitatora”. Notatki mogą pojawić się po kilku minutach, ponieważ Teams potrzebuje treści dyskusji z transkryptu, aby wygenerować przydatne notatki.

Gdzie znajdę notatki AI po spotkaniu w aplikacji Teams?

Po spotkaniu otwórz czat spotkania w aplikacji Teams i wybierz opcję Podsumowanie. W zależności od konfiguracji możesz zobaczyć Notatki lub notatki AI. Notatki generowane przez moderatora mogą również pojawiać się w czacie i notatkach ze spotkania. Zazwyczaj notatki AI po spotkaniu działają najlepiej, gdy spotkanie zostało przepisane i spełnia wymagania dotyczące funkcji.

Jaka jest różnica pomiędzy notatkami ze spotkań Facilitatora, Recapa i Copilota?

Funkcja Facilitator służy głównie do tworzenia notatek na żywo, generowanych przez sztuczną inteligencję podczas spotkania. Funkcja Recap umożliwia użytkownikom przeglądanie notatek, zadań i treści spotkania po spotkaniu. Notatki ze spotkania Copilot są generowane za pośrednictwem funkcji Copilot, na podstawie czatu lub podsumowania spotkania. Pokrywają się one, ale nie są dokładnie tą samą funkcją, więc wymagania konfiguracyjne mogą się różnić.

Czy spotkania w aplikacji Teams wymagają transkrypcji, aby notatki AI działały?

W wielu procesach notatek w Teams AI transkrypcja jest niezbędna, ponieważ daje AI materiał do analizy. Notatki Recap AI zależą w szczególności od dostępności transkrypcji i kwalifikowalności spotkania. Administratorzy powinni potwierdzić, że transkrypcja jest dozwolona w regulaminie spotkania, a organizatorzy powinni upewnić się, że spotkanie jest transkrybowane, gdy potrzebują notatek po spotkaniu.

Kto może włączyć funkcję Facilitator dla notatek AI w usłudze Teams?

Funkcję Facilitatora zazwyczaj mogą włączyć organizatorzy lub prezenterzy korzystający z Teams na komputerze stacjonarnym lub w przeglądarce. Użytkownicy mobilni mogą przeglądać notatki na żywo, ale mogą nie być w stanie samodzielnie aktywować funkcji Facilitatora. Ta różnica ról często wyjaśnia, dlaczego jeden uczestnik widzi opcję notatek, a inna osoba nie może jej włączyć.

Jak mogę uzyskać lepsze notatki ze spotkań generowane przez sztuczną inteligencję w aplikacji Teams?

Stosuj jasny plan działania, wypowiadaj decyzje na głos i jasno przydzielaj zadania, nazywając je po imieniu. W miarę możliwości unikaj sytuacji, w której uczestnicy mówią sobie nawzajem, i utrzymuj spójny język spotkania. Notatki AI działają najlepiej, gdy spotkanie ma strukturę. Warto również przejrzeć notatki przed ich szerokim udostępnieniem.

Czy notatki AI w aplikacji Teams są na tyle wiarygodne, że można je udostępniać?

Notatki AI są pomocne, ale nadal należy je sprawdzić przed udostępnieniem, zwłaszcza klientom lub kadrze kierowniczej. Przejrzyj nazwiska, liczby, decyzje, terminy i poufne szczegóły. Praktyczną zasadą artykułu jest traktowanie notatek AI jako pomocnego projektu, a nie idealnego zapisu prawnego lub zgodności z przepisami. Weryfikacja przez człowieka jest nadal ważna.

Odniesienia

1. Wsparcie Microsoft – Animator spotkań w Microsoft Teams – support.microsoft.com

2. Microsoft Learn – Ustawienia zasad spotkań Copilot – learn.microsoft.com

Znajdź najnowszą sztuczną inteligencję w oficjalnym sklepie z asystentami AI

O nas